Privacyverklaring

Privacyverklaring voor Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven project

Laatst bijgewerkt: december 2018

INLEIDING

Uw privacy is belangrijk voor ons.
Wij hebben deze Privacyverklaring (hierna ook “Verklaring” genoemd) op eenvoudige en begrijpelijke wijze geschreven om u te helpen begrijpen wie wij zijn, welke persoonsgegevens wij over u verzamelen, waarom wij die verzamelen en wat wij met uw persoonsgegevens doen. Houd er rekening mee dat persoonsgegevens (in deze verklaring ook “gegevens” of “uw gegevens” genoemd) alle informatie of informatiesets omvatten waarmee wij u direct of indirect persoonlijk kunnen identificeren, met name aan de hand van een identificerend kenmerk, bijvoorbeeld voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.

Wij raden u ten sterkste aan om de tijd te nemen deze Verklaring in haar geheel te lezen.
Verstrek ons alstublieft geen gegevens als u niet instemt met deze privacyverklaring.

WANNEER IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?

Deze Verklaring zet uiteen hoe wij uw gegevens verzamelen en gebruiken, bijvoorbeeld wanneer u:

• Onze website https://www.jouwlichtop040.nl bezoekt of gebruikt;
• Een abonnement neemt op onze nieuwsbrieven in het kader van Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven;
• Deelneemt aan onze zakelijke evenementen;
• Contact opneemt met ons;
• Of anderszins contact met ons heeft in het kader van Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven.

WIE ZIJN WIJ?

Waar in deze Verklaring gesproken wordt over “wij”, “ons” of de “Onderneming”, betekent dit de verwerker van uw gegevens zoals bedoeld in deze Verklaring, namelijk:

• Philips Lighting B.V. - High Tech Campus 45, 5656 AE, Eindhoven, Nederland;

samen met
• Heijmans Infra B.V. – Graafsebaan 675, 5248 JT, Rosmalen, Nederland

De genoemde partijen zullen als gezamenlijke verwerkersverantwoordelijken optreden omdat wij uw persoonsgegevens gezamenlijk verwerken.

WELKE SOORTEN GEGEVENS VERZAMELEN WIJ OVER U?

Onderstaand treft u een overzicht van de categorieën gegevens die wij kunnen verzamelen:

Informatie die u direct aan ons verstrekt

Persoonlijke identificatiegegevens
Bijvoorbeeld naam, achternaam, functietitel
Contactinformatie
Bijvoorbeeld e-mail, telefoonnummer, adres

Afbeeldingen en/of video’s waarmee u kunt worden geïdentificeerd
Bijvoorbeeld foto’s en/of videomateriaal die aan ons zijn verstrekt

Andere informatie die u vrijwillig besluit te delen met ons of aan ons gelieerde ondernemingen

Bijvoorbeeld feedback, meningen, beoordelingen, opmerkingen, geüploade bestanden, interesses, informatie verstrekt voor ons ‘due diligence’ proces

Informatie die we vanuit andere bronnen kunnen verzamelen


Voor zover toegelaten door de toepasselijke wetgeving kunnen we, naast onze website, ook informatie over u verkrijgen vanuit andere bronnen, zoals openbare databases, gezamenlijke marketingpartners, sociale mediaplatforms en andere derde partijen. Bijvoorbeeld, afhankelijk van uw sociale media-instellingen, als u kiest om uw sociale media account te verbinden met ons, zullen bepaalde gegevens van uw sociale media account met ons worden gedeeld, waaronder gegevens die onderdeel uitmaken van uw profiel.

HOE GEBRUIKEN WE UW GEGEVENS?

We kunnen uw gegevens gebruiken voor verschillende gerechtvaardigde redenen en zakelijke doeleinden. Onderstaand treft u een overzicht van de doelen waarvoor we uw gegevens kunnen verwerken:

Verstrekken van informatie over Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven
Bijvoorbeeld nieuwsbrieven per e-mail

Beveiliging en bescherming van onze belangen/middelen

Bijvoorbeeld voor het inzetten en onderhouden van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, uitvoeren van interne controles en onderzoeken, uitvoeren van beoordelingen om tegenstrijdige belangen te verifiëren

Naleving van wettelijke verplichtingen
Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van gegevens aan overheidsinstellingen of toezichthoudende autoriteiten zoals toepasselijk in alle landen waarin we zaken doen, zoals inhouding van belastingen en nationale verzekeringskosten, verplichtingen inzake bijhouden en rapporteren van gegevens, uitvoeren van audits, naleving van overheidsinspecties en andere verzoeken van de overheid of andere openbare autoriteiten, reageren op juridische procedures zoals dagvaardingen, nastreven van wettelijke rechten en rechtsmiddelen en beheren van interne klachten of claims
Verdedigen van rechtsaanspraken

Bijvoorbeeld voor het vestigen, uitoefenen of verdedigen van rechtsaanspraken waaraan we (kunnen) worden blootgesteld

Als we u vragen om uw gegevens te verstrekken, maar u kiest ervoor om dit niet te doen, zullen we in sommige gevallen niet in staat zijn om u de volledige informatie over de Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven te verstrekken. Het is ook mogelijk dat we niet kunnen reageren op verzoeken die u mogelijk heeft.

HOE GEBRUIKEN WE UW GEGEVENS VOOR MARKETING?

Wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist, zullen we uw toestemming vragen alvorens de bovenvermelde activiteiten te starten.
Daarnaast geven we u de mogelijkheid om uw toestemming op elk moment in te trekken.
Specifiek kunt u ervoor kiezen om niet langer onze nieuwsbrief per e-mails te ontvangen door de instructies hiervoor te volgen die in elke e-mail zijn vermeld. U kunt altijd contact met ons opnemen (u vindt de contactgegevens hieronder in het deel “welke keuzes hebt u?”) om niet langer de nieuwsbrieven te ontvangen.
Let op dat, zelfs als u kiest om niet langer de nieuwsbrieven te ontvangen, u nog steeds administratieve communicaties van ons kunt ontvangen, berichten over uw accountactiviteiten en andere belangrijke berichten.

OP WELKE GRONDSLAG GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS?

Om uw gegevens te kunnen verwerken, kunnen wij ons op verschillende grondslagen beroepen, waaronder:

• Uw toestemming (alleen indien wettelijk verplicht of toegestaan). Als wij de verwerking van uw gegevens baseren op uw toestemming, dan kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken;
• De noodzaak van de gegevensverwerking om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om rechtsvorderingen vast te stellen en in te stellen en hiertegen verweer te voeren;
• De noodzaak van de gegevensverwerking om onze legitieme belangen te behartigen, waaronder:
- Waarborgen dat onze netwerken en informatie veilig zijn
- De administratie en de bedrijfsvoering van de Onderneming
- Het voorkomen of onderzoeken van vermoede of daadwerkelijke wetsovertredingen, of ander beleid van ons;
• De noodzaak van de gegevensverwerking om in te gaan op uw verzoeken;
• Enige andere grondslag die door het lokale recht is toegestaan.

WANNEER DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij delen uw gegevens niet, anders dan in een beperkt aantal gevallen die onderstaand omschreven worden. Ter realisering van de doeleinden beschreven in deze Verklaring kunnen wij uw gegevens bekend maken aan de volgende entiteiten:
Dienstverleners: zoals veel bedrijven kunnen wij bepaalde gegevensverwerkingen uitbesteden aan vertrouwde externe dienstverleners, die functies voor ons uitvoeren en diensten aan ons verlenen, zoals: ICT-dienstverleners, consultants, leveringsdiensten;
Publieke en overheidsinstanties: indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten, kunnen wij uw gegevens delen met toezichthouders en andere entiteiten met rechtsmacht over ons.
Professionele adviseurs en anderen: wij kunnen uw gegevens delen met andere partijen, waaronder professionele adviseurs, zoals verzekeringsmaatschappijen, auditors, advocaten, accountants en andere professionele adviseurs.
Andere partijen in verband met Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven: TU/E Innovation Lab B.V. en de Gemeente Eindhoven .

WANNEER ZULLEN WIJ UW GEGEVENS NAAR HET BUITENLAND DOORGEVEN?

Alleen wanneer wij over de benodigde goedkeuringen beschikken is het mogelijk, vanwege onze internationale aard, dat gegevens die u aan ons verstrekt worden doorgegeven aan, of kan hiertoe toegang worden verkregen door, aan ons gelieerde ondernemingen en vertrouwde derden in een groot aantal landen in verschillende delen van de wereld. Dit betekent dat uw Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt buiten het land waar u woont, indien dit nodig is om de in deze Verklaring genoemde doeleinden te realiseren.
Indien u in een land woont dat lid is van de Europese Economische Ruimte, kunnen wij uw gegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Voor sommige van deze landen heeft de Europese Commissie besloten dat zij een adequaat beschermingsniveau bieden. Voor wat betreft doorgiftes vanuit de Europese Economische Ruimte naar andere landen waarvan de Europese Commissie niet heeft besloten dat zij een adequaat beschermingsniveau bieden, hebben wij adequate maatregelen getroffen ter bescherming van uw gegevens, zoals organisatorische en wettelijke maatregelen (bijvoorbeeld ‘Binding Corporate Rules’ en door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten). Een kopie van deze maatregelen is verkrijgbaar door contact op te nemen met de ons (de contactgegevens vindt u onderstaand bij “Welke keuzes hebt u?”).

HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij bewaren uw gegevens zo lang als nodig is ter realisering van de doeleinden waarvoor deze verzameld zijn (zie voor meer informatie over deze doeleinden bovenstaand bij “Hoe gebruiken wij uw gegevens?”). Let op dat in bepaalde gevallen een langere bewaarperiode wettelijk vereist of toegelaten kan zijn. De criteria die gebruikt worden ter bepaling van onze bewaarperiodes zijn onder andere:
• Hoe lang zijn de gegevens nodig om u onze producten of diensten te verstrekken of voor onze bedrijfsvoering?
• Geldt voor ons een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting om uw gegevens te bewaren? Voorbeelden zijn wetten die gegevensbewaring verplicht stellen in de betreffende jurisdictie, een bevel van de overheid tot bewaring van gegevens die voor een onderzoek relevant zijn of gegevens die met het oog op het voeren van juridische procedures moeten worden bewaard.

HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?

Ter bescherming van uw gegevens zullen wij gepaste maatregelen nemen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbeveiliging. Dit houdt ook in dat wij van onze dienstverleners eisen dat zij gepaste maatregelen nemen ter bescherming van de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens. Afhankelijk van de stand van de technologie, de kosten van implementatie en de aard van de te beschermen gegevens, treffen wij technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van risico’s zoals vernietiging, verlies, wijziging en ongeautoriseerde bekendmaking van, of toegang tot, uw gegevens.

WELKE VERANTWOORDELIJKHEDEN HEBT U ZELF?

Wij willen u graag herinneren aan uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de gegevens die u aan ons verstrekt naar uw beste weten juist, volledig en ‘up-to-date’ zijn. Voorts is het uw verantwoordelijkheid, als u gegevens van andere mensen met ons deelt, om die gegevens in overeenstemming met de lokale wettelijke eisen te verzamelen. Zo dient u dergelijke andere personen van wie u gegevens aan ons verstrekt te informeren over de inhoud van deze Verklaring en hun toestemming te verkrijgen.

WELKE KEUZES HEBT U?

U kunt altijd contact opnemen met ons wanneer u:
• de aan ons verstrekte gegevens wilt inzien, wijzigen, beperken of verwijderen (voor zover wij deze gegevens niet anderszins mag of moet bewaren);
• bezwaar wilt maken tegen bepaalde gegevensverwerkingen (bijvoorbeeld als u niet langer marketingcommunicatie wilt ontvangen);
• een kopie van uw gegevens wilt ontvangen (in een veel voorkomend machineleesbaar format, voor zover dat op grond van het toepasselijke recht verplicht is);
• andere vragen hebt over de bescherming van uw gegevens door ons.

De contactgegevens van onze Privacy Office zijn:
• Per post: Heijmans Nederland – t.a.v. Privacy Officer JL040 – Graafsebaan 65, 5248 JT Rosmalen, Nederland
• E-Mail: privacy@heijmans.nl – t.a.v. Privacy Officer JL040

Wij zullen ons best doen om uw verzoek op tijd en gratis te verwerken, tenzij dit een onevenredige inspanning zou vergen. In bepaalde gevallen kunnen wij u vragen om uw identiteit te bewijzen voordat wij ingaan op uw verzoek. Mocht u niet tevreden zijn met het antwoord dat u ontvangt, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de betreffende toezichthouder in uw jurisdictie.

HOE GEBRUIKEN WE ‘COOKIES’ EN ANDERE TRACEERTECHNOLOGIEËN?

Voor meer informatie over hoe we ‘cookies’ en andere traceertechnologieën gebruiken, lees ons Cookiebeleid op de website.

VERZAMELEN WE GEGEVENS VAN KINDEREN?

We verzamelen niet bewust informatie van kinderen jonger dan 16 jaar.
Speciale opmerking voor kinderen jonger dan 16 jaar: als u jonger bent dan 16, raden we u aan om met uw ouder of voogd te spreken en de toestemming van uw ouderof voogd te verkrijgen alvorens uw gegevens met ons te delen;
Speciale opmerking voor ouders van kinderen jonger dan 16 jaar: we raden aan het gebruik van onze producten, systemen, diensten, toepassingen (waaronder websites en andere digitale kanalen) van uw kinderen te controleren en te volgen om ervoor te zorgen dat uw kind geen gegevens deelt met ons zonder uw toestemming.

WANNEER WORDT DEZE PRIVACYVERKLARING BIJGEWERKT?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd.
De meest actuele versie van deze Verklaring is van toepassing op ons gebruik van uw gegevens en is te vinden op de website.